Guide du module Comptabilité

Un système complet de comptabilité en partie double pour Larapen. Gérez plusieurs sociétés, des plans comptables localisés (17 normes internationales), des journaux, des exercices, des tiers, des taxes, le rapprochement bancaire, les écritures récurrentes, et générez des rapports financiers — y compris l’export FEC français.

Cas d’utilisation

Tenue de comptes d’une petite entreprise

Gérez une seule société avec le plan comptable correspondant à votre pays (PCG, GAAP, HGB, etc.). Enregistrez les factures, paiements et dépenses via les journaux ; laissez le système imposer des écritures équilibrées et verrouiller les périodes en fin de mois / d’exercice.

Groupe multi-entités

Consolidez plusieurs entités juridiques sur une seule installation. Basculez entre les sociétés depuis la barre supérieure ; chaque société est totalement isolée via le scope company_id. Les utilisateurs peuvent être assignés à des sociétés spécifiques, ou disposer de l’accès manage-all.

Comptabilité française réglementée

Utilisez un plan PCG, stockez toutes les écritures en brouillon puis validez-les, verrouillez les périodes fiscales en fin d’exercice, et générez l’export FEC pour les contrôles fiscaux.

Comptabilité SYSCOHADA (OHADA)

Le Bénin, la Côte d’Ivoire, le Sénégal et les autres pays membres de l’OHADA disposent du plan SYSCOHADA révisé complet (9 classes) et peuvent enregistrer des écritures en XOF/XAF avec les codes de taxe appropriés.

Workflow de rapprochement bancaire

Téléversez un relevé bancaire, laissez le personnel lettrer les lignes de transaction avec les lignes d’écriture dans l’espace de rapprochement, et produisez un enregistrement de rapprochement qui affiche le solde système vs. relevé avec la différence exacte.

Prérequis

• Larapen CMS v1.0.0 ou version ultérieure
• PHP 8.3+
• MySQL 8.0+
• Les tables principales users, countries et currencies doivent exister
• ext-bcmath requis pour les comparaisons de soldes

Installation

Étape 1 : Téléverser l’add-on

Dans le panneau d’administration, allez dans Admin → Extensions → Add-ons et cliquez sur le bouton Téléverser un add-on. Sélectionnez le fichier ZIP de l’add-on : le système l’extrait automatiquement et l’add-on apparaît dans la liste des add-ons installés.

Étape 2 : Activer l’add-on

Repérez Comptabilité dans la liste et cliquez sur Activer. Ses migrations, ses seeders (le cas échéant) et ses permissions sont mis en place automatiquement.

Étape 3 : Configurer

Naviguez vers Comptabilité → Sociétés → Nouvelle société pour créer votre première société. Choisissez un modèle de plan comptable, définissez la devise par défaut et enregistrez : le plan comptable est initialisé automatiquement depuis le modèle sélectionné. Examinez ensuite Comptabilité → Paramètres pour ajuster les règles d’exercice, les séquences de numérotation et les contrôles de validation. Voir Configuration.

Étape 4 : (Optionnel) Planifier la commande d’écritures récurrentes

Le service provider enregistre accounting:generate-recurring pour s’exécuter quotidiennement à 03:00. Assurez-vous que le planificateur Laravel est connecté à cron :

* * * * * cd /path-to-your-project && php artisan schedule:run >> /dev/null 2>&1

Code d’achat (clé de licence)

L’add-on Comptabilité est vendu comme un produit séparé, il possède donc son propre code d’achat (clé de licence) — distinct du code d’achat de l’application principale et de celui de chaque autre add-on. Il vous est demandé lorsque vous activez Comptabilité dans Panneau d’administration → Add-ons.

Nos produits sont vendus sur trois plateformes. La façon dont vous recevez un code d’achat dépend de l’endroit où vous avez acheté le produit.

1. Boutique bedigit.com (achat sur le site)

• Dès que le statut de paiement de la commande devient Payée, une clé de licence est générée automatiquement pour chaque article sous licence de la commande (une clé par unité achetée — acheter 3 unités donne 3 clés distinctes).
• Elle est envoyée par e-mail à l’adresse utilisée pour la commande, soit dans un e-mail de licence dédié, soit dans l’e-mail de confirmation de commande. Vérifiez votre boîte de réception et votre dossier spam / courrier indésirable.
• La clé reste disponible dans votre compte sous Mon compte → Mes licences. Les clés sont masquées dans la liste ; ouvrez la page de détail de la licence pour afficher et copier la clé complète, voir les domaines sur lesquels elle est activée, et désactiver un domaine pour libérer un emplacement d’activation.
• La facture correspondante se trouve sous Mon compte → Mes commandes.

2. Gumroad

• Un achat sur Gumroad produit deux e-mails distincts : le reçu Gumroad (envoyé par Gumroad, donnant accès aux fichiers) et un e-mail de clé de licence (envoyé par bedigit.com) qui contient votre code d’achat.
• L’e-mail de clé de licence est généré dès que Gumroad nous notifie la vente, il arrive donc normalement quelques secondes après le paiement. Ici aussi, vérifiez votre boîte de réception et votre dossier spam / courrier indésirable.
• Lorsque le produit Gumroad utilise la fonctionnalité de clés de licence propre à Gumroad, la même clé apparaît aussi dans votre reçu Gumroad et sous Bibliothèque → votre achat sur gumroad.com.
• Utilisez la même adresse e-mail sur bedigit.com que sur Gumroad : vos clés sont alors liées automatiquement à votre compte et listées sous Mon compte → Mes licences, même si vous vous inscrivez après l’achat. Vous pouvez aussi ajouter une clé Gumroad manuellement depuis Mon compte → Mes licences Gumroad.

3. Envato Market (CodeCanyon)

• Les codes d’achat Envato sont délivrés et fournis par Envato Market, jamais envoyés par e-mail par nous — il n’y a donc rien à chercher dans votre dossier de spam : vous récupérez le code depuis votre compte Envato.
• Connectez-vous à votre compte Envato / CodeCanyon, ouvrez la page Downloads, trouvez l’article et choisissez License certificate & purchase code dans le menu déroulant Download. Le code est inscrit dans ce certificat.
• Un code d’achat Envato ressemble à 12345678-90ab-cdef-1234-567890abcdef (8-4-4-4-12 caractères). Il ne change jamais, et le renouvellement du support de l’article n’en délivre pas de nouveau.
• Article officiel Envato : Where Is My Purchase Code?

Configuration

L’add-on est livré avec config/accounting.php. Chaque clé peut être surchargée depuis l’environnement ou en ajustant directement le fichier de configuration.

Premiers pas

1. Créez une société et choisissez le modèle de plan comptable correspondant à votre juridiction.
2. Examinez votre plan comptable : masquez les comptes inutilisés, ajustez les plages de codes, ou ajoutez des comptes personnalisés.
3. Créez un exercice. Les périodes mensuelles sont générées automatiquement à partir de ses dates de début/fin.
4. Créez des journaux pour chaque livre (Ventes, Achats, Banque, Caisse, Opérations diverses, Ajustement…). De nombreux modèles les créent déjà.
5. Ajoutez des codes de taxe (TVA, GST, retenue à la source, etc.) et liez-les à leurs comptes de TVA collectée / déductible.
6. Ajoutez des tiers (clients, fournisseurs, salariés).
7. Enregistrez votre première écriture comptable et validez-la lorsque vous êtes sûr que les débits et crédits s’équilibrent.

Admin : Sociétés

La page Sociétés (Comptabilité → Sociétés) gère les entités juridiques suivies dans le système. Les sociétés ne sont pas soumises au scope de société active : les utilisateurs autorisés peuvent voir la liste complète quelle que soit la société sous laquelle ils opèrent actuellement.

Création & modification des sociétés

Le formulaire est organisé en onglets :

• Général : nom, slug, raison sociale, n° de TVA, numéro d’immatriculation, pays, devise, mois de début de l’exercice, modèle de plan comptable, date de clôture, indicateurs active/par défaut.
• Adresse : rue, ville, région/département, code postal, code pays.
• Paramètres comptables : comptes par défaut pour le report à nouveau, les ventes, les achats, la banque, les créances, les dettes, la TVA déductible, la TVA collectée.
• Utilisateurs : assignez des utilisateurs à la société (avec un indicateur de favori par utilisateur).

Utilisateurs assignés

L’onglet Utilisateurs affiche tous les membres actuellement capables de travailler dans la société. Utilisez le champ Assigner un utilisateur (autocomplétion Select2) pour ajouter un nouvel utilisateur ; l’action Révoquer le retire. Toutes les mises à jour sont en AJAX et rafraîchissent la carte sur place.

Un utilisateur doit soit être assigné à une société, soit disposer de la permission accounting.companies.manage-all pour voir les données comptables.

Basculer entre sociétés

Les utilisateurs disposant de la permission accounting.companies.switch peuvent changer leur société active depuis la barre supérieure. La société choisie est persistée en session et liée via le singleton CompanyContext — les requêtes suivantes filtrent automatiquement par celle-ci.

Admin : Plan comptable

La page Plan comptable (Comptabilité → Plan comptable) affiche la hiérarchie complète des comptes pour la société active.

Champs de compte

Import / Export

Les comptes peuvent être exportés en CSV/Excel et ré-importés pour mettre à jour en masse le plan comptable. Un modèle d’import (avec ligne d’en-tête et lignes d’exemple) est disponible via Comptes → Télécharger le modèle d’import.

Admin : Journaux

Les journaux regroupent les écritures apparentées. Chaque journal possède sa propre séquence auto-incrémentée utilisée pour générer les références d’écritures (ex. SA-2024-000042).

Admin : Codes de taxe

Les codes de taxe (TVA, GST, taxe sur les ventes, retenue à la source…) peuvent être attachés aux lignes d’écritures pour suivre les taxes indirectes. Chaque code de taxe est lié à un ou deux comptes : un compte collecté (taxe en aval) et un compte déductible (taxe en amont).

Les codes de taxe ont une portée par société et par pays. Leur rate est stocké en décimal (ex. 0.2000 pour 20%).

Admin : Tiers

Les tiers sont les clients, fournisseurs, salariés et autres parties référencés dans les écritures comptables. Le formulaire tiers capture les informations de contact, les identifiants fiscaux et les comptes clients/fournisseurs par défaut.

Modale de création / modification

• Code : code tiers unique (ex. CUST-001, SUP-012).
• Nom : nom d’affichage.
• Type : Client, Fournisseur, Client & Fournisseur, Salarié, Autre.
• Identifiant fiscal, Numéro d’immatriculation.
• Adresse, Pays, Devise (Select2).
• Compte client / Compte fournisseur : remplace les valeurs par défaut de la société pour ce tiers.

Import / Export & actions en masse

Les tiers prennent en charge l’import/export CSV/Excel, la suppression en masse et la corbeille/restauration.

Admin : Exercices & périodes

Un exercice a une date de début, une date de fin et un statut (Ouvert, Verrouillé, Clôturé). À la création, l’add-on génère automatiquement 12 périodes mensuelles entre ces deux dates.

Transitions de statut

• Ouvert : les écritures peuvent être validées librement.
• Verrouillé : aucune nouvelle validation sauf si allow_post_in_closed_period est activé.
• Clôturé : l’action Clôturer se propage à toutes les périodes. Les administrateurs reçoivent une notification Clôture de période fiscale.

Admin : Écritures comptables

La page Écritures comptables (Comptabilité → Écritures) est l’outil principal pour enregistrer les transactions.

Formulaire d’écriture

Cycle de vie d’une écriture

• Brouillon : entièrement modifiable, supprimable. Affichée avec un badge gris.
• Validée : immuable. Doit avoir des débits / crédits équilibrés.
• Contrepassée : une écriture de contrepassation a été générée et validée.
• Annulée : rejetée manuellement sans contrepassation.

Validation

Cliquez sur Valider sur une écriture brouillon pour la passer à l’état Validée. Le service vérifie :

• Le statut est Brouillon.
• Les débits égalent les crédits (comparaison bcmath).
• La période de l’écriture n’est pas verrouillée (sauf si la surcharge de config est activée).

Si la validation échoue, l’administrateur voit un message d’erreur ; les brouillons non équilibrés génèrent également une notification en base de données pour les administrateurs (Notification d’écriture déséquilibrée).

Contrepassation

Les écritures validées ne peuvent pas être modifiées, mais elles peuvent être contrepassées. L’action de contrepassation :

1. Crée une nouvelle écriture dans le même journal avec les débits et crédits inversés.
2. Attribue une nouvelle référence depuis la séquence du journal.
3. Valide la contrepassation.
4. Marque l’écriture d’origine comme Contrepassée et lie reversed_entry_id.

Actions en masse

Les écritures prennent en charge la suppression en masse (brouillon uniquement), l’export CSV/Excel et l’import CSV/Excel. L’import rejette les lignes qui produiraient des écritures déséquilibrées.

Admin : Écritures récurrentes

Les écritures récurrentes génèrent une nouvelle écriture comptable selon un calendrier (loyer, amortissement, abonnements…).

Une commande planifiée quotidienne, accounting:generate-recurring, s’exécute chaque jour à 03:00 et traite tous les modèles dont next_run_date est aujourd’hui ou antérieure. Vous pouvez aussi déclencher un modèle manuellement via l’action Exécuter maintenant.

Admin : Comptes bancaires

Les comptes bancaires lient un compte comptable (ex. 512 — Banque) aux coordonnées bancaires réelles (nom de la banque, IBAN, BIC, devise, solde d’ouverture). Un journal par défaut optionnel est utilisé lors de la validation automatique des écritures rapprochées.

Admin : Relevés bancaires

Un relevé bancaire représente un résumé périodique de la banque. Il comporte une référence, une date de relevé, un début/fin de période, des soldes d’ouverture/clôture, et une liste de lignes de relevé (date de transaction, montant, description, tiers optionnel).

Les relevés bancaires restent en Brouillon jusqu’à validation. La validation finalise le relevé et active le lettrage dans l’espace de rapprochement.

Admin : Rapprochement

L’espace de rapprochement (Rapprochement → Ouvrir un relevé) affiche les lignes de relevé bancaire d’un côté et les lignes d’écritures non lettrées de l’autre. Lettrez-les ligne par ligne ; chaque lettrage stocke une reconciliation_ref partagée sur la ligne d’écriture et la ligne de relevé bancaire. Un enregistrement de rapprochement suit le solde système vs. relevé avec la différence calculée.

Si la différence est nulle, le statut du rapprochement devient Équilibré. Sinon il reste en Brouillon jusqu’à investigation.

Rapports financiers

Tous les rapports acceptent des filtres de plage de dates optionnels et respectent la société active. Accédez-y via Comptabilité → Rapports.

Balance générale

Liste chaque compte actif avec le total des débits, le total des crédits et le solde résultant. Les totaux en bas doivent être égaux — l’indicateur is_balanced vous l’indique en un coup d’œil.

Grand livre

Liste détaillée par compte de chaque ligne d’écriture validée avec un solde progressif. Utile pour l’audit ou pour enquêter sur un compte spécifique.

Bilan

Actif, Passif et Capitaux propres regroupés par type à un instant donné. Les comptes de résultat (P&L) sont implicitement soldés sur le compte de report à nouveau configuré.

Compte de résultat (P&L)

Produits et charges sur une période, avec le résultat net en bas.

Livre-journal

Transactions regroupées par journal avec le détail complet des écritures et des lignes. Correspond à l’exigence française du “livre journal”.

Export FEC

Les entreprises françaises sont tenues de produire un Fichier des Écritures Comptables sur demande pour l’administration fiscale. L’export FEC intégré génère un fichier tabulé avec 18 colonnes conformes à l’Arrêté du 29 juillet 2013 :

• JournalCode, JournalLib
• EcritureNum, EcritureDate, EcritureLib, ValidDate
• CompteNum, CompteLib, CompAuxNum, CompAuxLib
• PieceRef, PieceDate
• Debit, Credit
• EcritureLet, DateLet (lettrage)
• Montantdevise, Idevise (devise étrangère)

Seules les écritures Validées sont incluses. Le filtre de plage de dates définit la période fiscale exportée. Le téléchargement requiert la permission accounting.reports.export-fec.

Référentiels comptables

Lors de la création d’une société, vous choisissez l’un des modèles de plan comptable fournis. Le seeder de plan correspondant s’exécute et peuple le plan comptable. Les 17 modèles sont prêts à l’emploi :

Multi-devise

Chaque niveau du modèle de données peut remplacer la devise et le taux de change :

• Devise de reporting de la société.
• Remplacement par compte (ex. un compte bancaire en GBP dans une société en EUR).
• Devise par journal.
• Devise par tiers (utilisée lors de la création des factures).
• Devise par compte bancaire.
• Par écriture currency_code + exchange_rate.
• Par ligne amount_currency, currency_code et exchange_rate.

L’export FEC expose Montantdevise et Idevise pour les lignes en devise étrangère.

Notifications

L’add-on est livré avec deux types de notifications, tous deux enregistrés auprès du système de notification principal. Les administrateurs gèrent les destinataires et les canaux depuis Admin → Paramètres → Notifications.

Corbeille & suppression logique

Les sociétés, comptes, tiers et écritures comptables utilisent la suppression logique. Les enregistrements supprimés atterrissent dans la page Corbeille correspondante (ex. Comptabilité → Tiers → Corbeille). À partir de là :

• Restaurez un seul enregistrement ou restaurez-en plusieurs en masse.
• Supprimez définitivement (force-delete) des enregistrements individuels, en masse, ou videz complètement la corbeille.

Les écritures comptables ne sont supprimables que lorsqu’elles sont en statut Brouillon. Les écritures validées doivent être contrepassées à la place.

Mise à jour

1. Remplacez le dossier extensions/addons/accounting par la nouvelle version.
2. Exécutez php artisan migrate --path=extensions/addons/accounting/database/migrations pour appliquer les nouvelles migrations.
3. Exécutez php artisan config:clear && php artisan view:clear.
4. Si les ressources de thème ont changé, exécutez npx vite build.

Désinstallation

Éteindre un add-on sans rien perdre, c’est le désactiver : allez dans Panneau d’administration → Add-ons, trouvez Accounting et cliquez sur Désactiver.

• Ses routes, ses vues, ses entrées de menu d’administration et ses permissions cessent d’être enregistrées, et ses pages publiques ne répondent plus.
• Ses tables de base de données et toutes les données qu’elles contiennent sont conservées, et ses fichiers restent dans extensions/addons/accounting/. Rien n’est supprimé.
• Le code d’achat enregistré lors de l’activation est conservé lui aussi : réactiver l’add-on ne le redemande pas.
• La désactivation est refusée tant qu’un autre add-on actif dépend de celui-ci : désactivez d’abord cet add-on.

Cliquez sur Activer sur la même carte pour le rallumer. Les migrations en attente sont rejouées, les assets republiés, et l’add-on reprend exactement là où il s’était arrêté.

Suppression

La suppression est définitive et détruit les données de l’add-on. Le bouton Supprimer n’apparaît que sur un add-on désactivé : la suppression se fait donc toujours en deux temps :

1. Désactivez Accounting (voir Désinstallation).
2. Cliquez sur Supprimer sur sa carte et confirmez la demande.

Le panneau d’administration, en une seule passe :

• exécute le hook de désinstallation de l’add-on, s’il en fournit un, tant que son code est encore sur le disque ;
• révoque les permissions déclarées dans son addon.json ;
• annule ses migrations — ce qui supprime ses tables de base de données et toutes les lignes qu’elles contiennent — et purge ses entrées de la table migrations, afin qu’une réinstallation ultérieure reparte de zéro ;
• supprime ses assets publiés : public/addons/accounting/, public/vendor/accounting/ et storage/app/public/addons/accounting/ ;
• supprime le dossier de l’add-on extensions/addons/accounting/ ;
• supprime sa ligne dans la table addons (le code d’achat enregistré disparaît avec elle) et vide le cache de l’application.

La suppression est refusée, avec un message explicatif et avant toute destruction, lorsque l’add-on est encore actif, lorsqu’un autre add-on actif en dépend, ou lorsque l’utilisateur du serveur web (PHP) ne peut pas supprimer extensions/addons/accounting/. Dans ce dernier cas, donnez à cet utilisateur le droit d’écriture sur le dossier et sur son parent, puis réessayez.

Supprimer le dossier en FTP ou en SSH n’est pas équivalent : les tables de l’add-on, ses entrées dans la table migrations et sa ligne addons restent en place, et sa carte reste dans la liste. Utilisez plutôt Supprimer dans le panneau d’administration.

Dépannage

“Aucune société active” à l’ouverture d’une page de comptabilité

• L’utilisateur actuel n’a aucune assignation et aucune permission accounting.companies.manage-all.
• Assignez l’utilisateur à au moins une société dans l’onglet Sociétés → Utilisateurs.

“Écriture déséquilibrée” lors de la validation

• Les débits doivent égaler les crédits jusqu’à la dernière décimale (bccomp, 4 décimales).
• Surveillez les différences d’arrondi avec les conversions en devises étrangères.

“Période verrouillée” lors de la validation

• La date d’écriture tombe dans une période Verrouillée ou Clôturée.
• Soit déplacez la date d’écriture vers une période ouverte, soit rouvrez la période (nécessite accounting.fiscal-years.edit).
• En dernier recours, définissez allow_post_in_closed_period sur true dans la configuration.

Erreur de référence dupliquée lors de la contrepassation

• Se produit si le next_sequence_number du journal est désynchronisé des écritures existantes (généralement après un import manuel). L’observer s’auto-corrige en prenant MAX(reference) + 1, mais vous pouvez aussi réinitialiser manuellement le compteur dans le formulaire de modification du journal.

Les écritures récurrentes ne se génèrent pas

• Vérifiez que le planificateur Laravel est connecté à cron (schedule:run chaque minute).
• Assurez-vous que le modèle est Actif et que sa next_run_date est dans le passé.
• Exécutez php artisan accounting:generate-recurring manuellement pour voir les erreurs.

L’export FEC ne retourne aucune ligne

• Seules les écritures Validées sont incluses. Vérifiez que votre plage de dates couvre les écritures validées.
• Confirmez que la société active a le fec_country_code défini (FR).